Formación y consolidación del sistema de archivos de la Escuela Nacional de Antropología e Historia [2018]
OBJETIVO GENERAL
Establecer los procesos, procedimientos, disposiciones normativas, responsables, indicadores y estándares que, respetando el marco legal, eliminen la sobre regulación y las actividades que no agregan valor. De este modo la operación institucional de apoyo puede ser más eficiente, oportuna y transparente en materia de archivos, de igual forma establecer lineamientos específicos destinados al manejo y flujo eficiente de archivos en cuanto a su descripción, registró clasificación y organización corresponde, así como determinar vigencias y transferencias de archivos que se conservan en unidades administrativas y los mecanismos para disponer de otros materiales documentales de apoyo informativo o publicaciones.
ANTECEDENTES
En la E.N.A.H., este tipo de archivo surge como consecuencia del uso esporádico y de los procesos archivísticos de expurgo y transferencia de los expedientes que han terminado su gestión, pero que son necesarios para apoyarse como referencia o consulta posterior, el servicio que brindan principalmente es de resguardo, custodia y administración por un tiempo determinado, en efecto, su importancia radica sobre la base de memoria documental que alberga este repositorio, por encontrarse en sus fondos documentación de trámites concluidos como parte integral de su engranaje administrativo y por ende forma parte de un sistema informativo y cultural para la entidad de la administración que la conserva.
DESCRIPCIÓN
La Escuela Nacional de Antropología e Historia, como todas y cada una de las dependencias del Instituto Nacional de Antropología e Historia, genera una cantidad importante de documentos en las distintas áreas que la conforman, el archivo de concentración es el sitio donde se deberá recopilar la información en forma organizada y guardar, conservar y custodiar la documentación enviada por las diferentes unidades especializadas de la escuela, para su organización, clasificación consulta, y a fin de definir su destino final. La conformación del archivo de concentración se da a partir de expedientes de consulta eventual que fueron trasladados para su conservación y administración por el tiempo que dure su vida semiactiva para su posterior valoración y en consecuencia eliminación o transferencia al archivo histórico Se constituye como la unidad responsable de la recepción e identificación de los expedientes transferidos por el archivo de trámite, mismos a los que deberá de establecerles un control por medio de instrumentos técnicos archivísticos para su posterior préstamo y consulta, tales como son inventarios, catálogo de disposición documental, calendario de caducidades, entre otros, además de garantizar su conservación y posterior valoración y transferencia secundaria.
NOTAS
- Descripción de actividades: El Archivo de concentración de la ENAH, clasifica, cataloga, y almacena los archivos generados en las distintas áreas de la escuela turnando al archivo histórico los documentos relevantes que así lo ameriten y de igual forma turna al archivo muerto los documentos que considere deban ser dados de baja. Organiza y pone en servicio la documentación administrativa en apoyo a la toma de decisiones, elabora instrumentos de acceso a los archivos mediante la descripción documental acorde a los criterios dictados por el AGN y la Coordinación del Programa de Ordenamiento de Archivos de la Biblioteca Nacional de Antropología e Historia, mediante la descripción documental que facilite el acceso a la información, de igual forma aplica principios y técnicas de valoración, selección y baja documental, resguarda los archivos en un área adecuada para garantizar su conservación, manteniendo organizada la documentación en las diferentes etapas de tratamiento.
Se erige como una importante fuente documental para la investigación, para contar con información precisa que apoye a las áreas para la toma de decisiones que puede impactar en el desempeño de las áreas académicas.
Folio SIP
1896
Fecha de inicio
2015-09-28
Fecha de término
2018-12-14
Categoría
Unidad Administrativa