La organización, administración y actualización de la información de los objetos de colección se realizaba mediante archivos físicos o digitales como Word, Excel, Access, etc., lo que provocó que la búsqueda de piezas, la organización por números de inventario, la generación de reportes y el cambio en la información fueran poco eficientes. Además, la actualización de la información de cada pieza era una labor centralizada, lo que ocasionaba que el trabajo para cada uno de los registros se acumulara a lo largo de los años y, en consecuencia, los museos de la Red no contaran con una base de datos suficientemente útil. Por ello la Subdirección de Inventarios llevó a cabo un análisis de las necesidades y propuso y desarrolló un sistema que ayuda a automatizar las tareas estratégicas y lograr que el tiempo de respuesta sea inmediato. La automatización permitirá el seguimiento de procesos administrativos que involucren documentos, información o tareas que pasen de un participante a otro(s) para la realización de acciones específicas. El sistema es funcional para las áreas a las que les compete el inventario, la investigación, la restauración, así como todo el personal interesado en consultar la información, como los gestores culturales, los fototecarios y los museógrafos. Es una herramienta que agiliza las búsquedas y ayuda a organizar los objetos de colección bajo resguardo de los museos de la Red y de los Centros INAH, facilita la generación de reportes y la actualización de la información de cada una de las fichas y es una herramienta útil para diversas áreas del INAH. A su vez, la CNAJ desarrolló también el Sistema Único de Registro, pero desgraciadamente son sistemas incompatibles, por lo que para eficientar los recursos, tanto humanos como materiales del INAH, es necesario lograr su interoperabilidad